自2020年疫情爆發，各企業組織開始開放讓員工在家上班（WFH，Work From Home）。Twitter宣布永久實施之後，Facebook則計畫擴大遠端辦公政策，預估未來5到10年內Facebook將有半數職員以遠端的方式工作，可以說是疫情強迫世界進行了一次數位轉型。

一般來說，企業組織會要求員工在特定地點辦公，因此求職時便需考慮交通、住宿等問題，若透過遠端工具及協作平台的幫助，員工可以依照自己的需求在家上班、企業也有機會雇用到國外的優秀人才。諮詢公司Gartner在2020年6月對代表法律、金融、房地產和人力資源行業的127位公司領導者進行調查，其中有82%打算讓員工有時可以遠距離。綜合上述，顯見WFH對於企業組織及員工都有好處也符合雙方需求，且相關的遠端軟體、協作平台皆已流通甚廣，為什麼受疫情衝擊後才積極實施？企業組織及員工擔心的問題是什麼？這就得提到混合型工作方式下，分別在公司和遠端的員工如何一起完成工作的挑戰。

WFH讓同事之間或公司之間溝通的方式更有彈性，不再侷限一定要面對面討論，然而透過各種協同、協作平台所產生的訊息，如圖片、影音、會議記錄，對企業組織而言可能有歸檔的需求。目前國內、外已有法規要求企業需歸檔一定年數的電子郵件，這波WFH則進一步產生了大量電子郵件以外的訊息類型，意即在法規出現前歸檔更多訊息的需求已日益大增。現階段各家協作平台的因應動作，如Microsoft提供為期六個月的免費Microsoft 365 E1優惠，希望透過Teams的「頻道（Channel）」功能，以貼文、回覆方式討論不同主題，帶給用戶新協作體驗，加上Skype for Business Online將於2021年7月除役，原先Skype用戶將被迫切換到Teams。兩個原因導致「聊天（Chat）」成為使用人數及機率最高的功能，而據2020年3月統計Microsoft Teams每天使用量已突破4,400萬人次。

企業組織在對內部、外部大量使用協同作業服務取得便利後，勢必會擔心企業組織機密外洩問題，由於協同作業需即時傳遞訊息，很難透過人工逐一審核，多數企業轉向「事後舉證」的方式，兼顧溝通效率、並達成資安及法規要求。尋求EIA（Enterprise Information Archiving）服務或軟體，歸檔更多在協同作業服務上產生的訊息將是企業組織共同面臨的考題。整體而言，使用協同作業服務後在歸檔訊息需要滿足以下條件：

1. 協作平台上，為了溝通更便利只會保存、顯示最新的內容，但若要舉證EIA 必須可以查詢到已經被刪除的訊息。
2. 協作平台上所有訊息的變更都得通過EIA保留紀錄，EIA需要支援可查詢訊息的所有版本。
3. .舉凡常見的文書檔案doc(x)、xls(x)、ppt(x)、pdf檔及各種圖片檔案類型，還有像是視訊、語音都會是EIA歸檔需求。
4. 管理者需要快速且精準的透過關鍵字查詢到需要的訊息，並支援限縮查詢條件透過二次查詢提高查詢精準度。
5. 擁有「圖片辨識」與「語音轉文字」功能，可節省人工比對時間，幫助管理者更快查詢出關鍵的訊息。